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Notre solution pour les délais de traduction apparemment impossibles à respecter: les RCP à l’honneur

La chimie est l’un des principaux domaines dans lesquels Eurideas est spécialisée. Nous traduisons et révisons quotidiennement des documents sur les produits chimiques, notamment des fiches de données de sécurité (FDS), des scénarios d’exposition, des certificats officiels et des résumés des caractéristiques du produit, aussi appelés RCP.

Parfois, nous traduisons les RCP à partir de zéro. Dans d’autres cas, nous mettons à jour des traductions précédentes. Nous pouvons gérer toutes ces tâches dans le format .xml de l’éditeur du RCP! Nous avons conçu une méthode très efficace pour les situations dans lesquelles nos clients ont un calendrier serré pour soumettre les versions linguistiques de longs RCP ou ont besoin de mettre à jour un RCP sur la base des commentaires de la Commission. Cela peut sembler décourageant – surtout si le texte doit être traduit en plusieurs langues – mais Eurideas est prêt à relever le défi!

Voyons comment nous pouvons traduire des RCP dans 25 langues en cinq jours !

En général, nous demandons à nos partenaires de nous envoyer le document final traduisible. Il y a cependant des cas où il est préférable de recevoir la version préliminaire en premier! Si, par exemple, un document de plusieurs milliers de mots doit être traduit dans toutes les langues officielles de l’UE, plus en norvégien et en islandais (c’est-à-dire dans un total de 25 langues), le processus de traduction prend plusieurs jours. Mais que faire si nous n’avons que cinq jours pour accomplir cette tâche?

Si les traductions doivent être soumises dans les cinq jours suivant l’approbation de la version anglaise du RCP par la Commission, une méthode de travail flexible et créative est nécessaire. Dans ce cas-là une traduction en deux étapes peut être avantageuse : nos traducteurs peuvent prendre leur temps pour travailler sur la version provisoire ; puis, une fois la version finale approuvée par la Commission, ils peuvent mettre à jour les traductions en quelques jours. La majeure partie du travail se déroule lors la première étape. Les traducteurs et notre équipe d’assurance de la qualité ont suffisamment de temps à leur disposition. Bien sûr, la planification est essentielle ici: nous devons savoir à l’avance quand nous pourrons commencer à mettre à jour les traductions de la première version et nous assurer que notre équipe de linguistes est disponible. Grâce à un processus de traduction sur mesure et à un effort supplémentaire, un délai apparemment impossible peut être respecté.

Bien sûr, il peut arriver que nous devions traduire la version finale dans un délai de cinq jours ouvrables, sans avoir le temps de traduire d’abord la version préliminaire, et la mettre à jour après son approbation par la Commission. Cela est également faisable si le RCP n’est pas trop long et si nous connaissons le travail à l’avance. Toutefois, cette méthode de traduction du RCP soumet tous les participants au processus de traduction à un certain stress, ce qui peut être une source potentielle d’erreurs (que nous voulons naturellement tous éviter).

Il est important de noter que nous pouvons gagner du temps et être plus rentables si nous avons déjà établi une mémoire de traduction pour notre partenaire que nous pouvons utiliser pour la nouvelle traduction ou la mise à jour. Ainsi, mieux vaut réfléchir sur le long terme et assigner tous les travaux de traduction et de mise à jour à l’agence de traduction qui peut traiter vos projets de la façon la plus efficace.

Une solution qui fonctionne bien pour les RCP peut également fonctionner pour d’autres types de documents. Des flux de travail similaires personnalisés peuvent être développés pour d’autres projets. Peu importe la longueur du texte ou la brièveté du délai, cela vaut toujours la peine de nous demander si nous pouvons faire le travail.

Si vous avez une demande de traduction similaire, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire en ligne ou à l’adresse translation@eurideastranslation.com, et nos collègues seront heureux de vous aider.

5+1 signes qui montrent que vous travaillez avec une agence de traduction spécialisée

La chimie, les biosciences, les biotechnologies, les sciences de la vie ou la recherche sont des domaines complexes et exigeants, aux documents très spécifiques. Traduire ces documents n’est pas à la portée de toutes les agences.

Si votre partenaire de traduction n’est pas spécialisé dans ces domaines, le résultat peut être non seulement décevant, mais aussi coûteux et périlleux. En revanche, le bon prestataire fait davantage pour votre entreprise que lui fournir une traduction impeccable : il vous aide à mettre à profit vos ressources internes, à réduire les coûts, à éviter les doublons et à tenir des délais de soumission stricts.

Comment savoir si vous travaillez avec une agence de traduction professionnelle et spécialisée?

Nous avons identifié 5 + 1 signes qui ne trompent pas:

1. Des traducteurs expérimentés avec des connaissances chimiques/techniques

Que les fichiers à traduire soient des rapports, des brochures, des FDS, des scénarios d’exposition ou des documents d’enregistrement, les traducteurs doivent avoir des connaissances en matière de réglementation et de chimie et être familiarisés avec la législation et les exigences formelles.

Nous vous invitons à vous rendre sur le site Web de l’agence pour consulter la liste des références, des articles de blog et des études de cas – autant de preuves de notre expérience dans le domaine de la chimie.

2. Des chefs de projets qui posent des questions pertinentes

Les chefs de projets d’une agence spécialisée sauront à quoi vous faites référence lorsque vous indiquez REACH, RPB, FDS, scénario d’exposition, RCP ou CLP dans vos demandes de traduction. Pour autant, ils vous poseront des questions pertinentes à propos du délai de soumission ou de votre produit.

Ils vous aideront à fixer un échéancier pour le projet, en vous suggérant des options pour tenir les délais, même les plus courts.
Étant donné qu’ils ont connaissance des exigences communautaires et des processus de l’ECHA, et qu’ils sont familiers avec les formats de fichiers particuliers (p. ex. XML) et les logiciels spécifiques (p. ex. SPC Editor), la communication est fluide et efficace.

3. Un vaste répertoire de termes, glossaires, directives et procédures

L’implication des clients dans le travail de terminologie est indispensable car s’il est une chose que personne n’apprécie, ce sont les malentendus et le travail en double. Mais avec une agence de traduction spécialisée, votre contribution sera réduite au minimum car votre partenaire aura déjà une connaissance approfondie du domaine traité, avec la longue liste des expressions techniques, des législations concernées, des directives et des glossaires associés.

4. Pas de traduction sans révision

Pour que le service soit le meilleur possible, chaque traduction doit être révisée par un second traducteur qui est lui aussi un locuteur natif de la langue cible et un expert du domaine traité.

Le réviseur vérifie la traduction avec le texte source et s’assure qu’elle ne comporte aucune erreur et qu’elle respecte la terminologie et les règles appropriées.
La révision est incontournable, en particulier lorsque le client ne peut pas confier la vérification des documents traduits dans diverses langues à des natifs en interne.

5. Une procédure de contrôle qualité

L’assurance qualité est l’étape finale qui permet de garantir que les documents traduits répondent aux normes les plus élevées. Les membres de l’équipe AQ sont les « sentinelles invisibles » qui travaillent en coulisses à l’excellence de la traduction. Ils vérifient la terminologie, assurent l’homogénéité, garantissent la cohérence et ce regard neuf permet de repérer d’éventuelles anomalies. Avec le traducteur et le réviseur, ce sont donc trois personnes qui travaillent sur chaque document.

+1. Plus vous commandez, plus vous économisez

Grâce à un environnement logiciel perfectionné et afin de promouvoir une coopération à long terme, une agence de traduction professionnelle propose des remises pour les répétitions répertoriées dans le document à traduire, des remises sur volume pour les grosses commandes, et également des remises spéciales supplémentaires dans certains cas.

Grâce à une brillante invention, les mémoires de traduction, toutes vos traductions précédentes sont stockées et peuvent être réutilisées. Cela rend le travail plus rapide, plus efficace et nettement plus rentable à long terme.

Si votre traducteur actuel calcule le prix sans soumettre le document à une analyse, il est temps de changer de partenaire de traduction.

Si vous souhaitez découvrir comment nos services spécialisés peuvent contribuer à votre succès, n’hésitez pas à nous contacter.

Trois choses qui aident Eurideas à gagner la confiance d’un client

Quelle est la clé du succès pour une agence de traduction ? Chacun de nous a ses réponses à cette question, mais il s’agit d’une combinaison de compétences, de capacités, de principes et d’autres facteurs. Ces ingrédients sont-ils variables ? Certainement. Examinons les trois aptitudes qui ont aidé Eurideas Language Experts à gagner la confiance d’un client important en 2019.

La Global Reporting Initiative (GRI), une organisation internationale indépendante de normalisation, nous a contactés pour nous demander de traduire en italien ses normes GRI, qui constituent les meilleures pratiques mondiales pour établir des rapports publics sur divers impacts économiques, environnementaux et sociaux. Notre agence ayant une expérience considérable dans les domaines de l’économie, de l’environnement et des affaires sociales, nous étions très heureux de participer au projet.

Les travaux de traduction et de composition devaient durer 7 mois. Le volume à traduire s’élevait à 151 000 mots et près de 600 pages devaient être composées. Il était prévu que les documents soient livrés en trois lots : d’abord un glossaire, ensuite les normes universelles, puis les normes spécifiques à chaque domaine. À l’issue d’une période de préparation rigoureuse, notre équipe, qui comprenait un chef de projet dédié et plusieurs traducteurs, réviseurs, experts techniques, spécialistes de l’assurance qualité et compositeurs, s’est mise au travail.

Flexibilité

Notre flexibilité en matière de délais et de capacités a été décisive pour notre réussite. Bien entendu, il est essentiel de planifier les projets complexes. Mais dans ce cas, les variables étaient si nombreuses – depuis la disponibilité des relecteurs du client jusqu’aux contenus créés en cours de route –, que les calendriers et les procédés de travail ont dû être modifiés de nombreuses fois. Les relecteurs du client ont eu besoin de plus de temps que prévu pour se mettre d’accord sur la traduction appropriée de certains termes et nos linguistes ont donc dû mettre à jour le texte italien à plusieurs reprises. Pour préserver la fluidité du processus côté client, nous avons été aussi flexibles que possible sur les délais de production et nous avons livré les documents en plusieurs fois.

Proactivité

Nous connaissons tous les rouages de l’industrie des langues. Ce n’est pas le cas de (la plupart de) nos clients. Il nous incombe donc de proposer des solutions et d’apporter des idées auxquelles nos clients n’auraient pas pensé. Nous avons ainsi souligné l’importance d’établir d’abord un glossaire bilingue, nous avons suggéré un format de fichier autre que MS Word et nous avons proposé d’effectuer la composition conjointement avec la traduction – autant d’idées que GRI a appréciées.

L’harmonisation des documents étant une priorité, nos linguistes ont posé des questions précieuses et fait des commentaires pertinents qui ont contribué à une traduction de grande qualité.

Une solide expérience technique

Chez Eurideas, nous disposons de tous les logiciels et de l’expertise nécessaires pour mener à bien les projets de manière efficace et rentable, tout en minimisant le risque d’erreurs.

Pour le projet GRI, les membres de l’équipe ont travaillé en ligne à l’aide d’un logiciel de traduction assistée par ordinateur, ce qui a permis de préparer rapidement le projet et de progresser collectivement, de manière transparente.

De nos jours, il est inconcevable de mener à bien des projets de traduction, même de petite envergure, sans utiliser des technologies de pointe. Les technologies informatiques les plus récentes, les experts techniques et les processus de travail automatisés font partie intégrante de tout projet de traduction, et ils sont aussi importants que les traducteurs pour la réussite ultime d’un projet.

Depuis la livraison de la dernière partie du projet de traduction vers l’italien (disponible ici), GRI nous a commandé de nouveaux travaux. Les clients reviennent et Eurideas mesure sa réussite à cela.

Rédigé par Anita Salát, gestionnaire de la communication et du développement des marchés chez Eurideas Language Experts

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Traduction et mise en page en un seul service

En tant qu’agence de traduction internationale, nous accompagnons des clients du monde entier dans leurs projets. Nous participons à des projets qui promeuvent des événements culturels, qui soutiennent des fondations de défense des droits de l’homme, qui font connaître les aides disponibles sur des questions de santé, et dans bien d’autres domaines encore. On pourrait penser que notre travail se limite à la traduction et à la révision. Mais il va beaucoup plus loin, et c’est ce qui le rend si intéressant et passionnant.

L’un des services supplémentaires que nous proposons est la composition des documents traduits. Ainsi, nos clients reçoivent non seulement un texte traduit, mais aussi des fichiers prêts à imprimer. Généralement, nous réalisons la composition de livres, de dépliants, de brochures commerciales, d’étiquettes, d’affiches ainsi que de nombreux autres types de documents. Travailler sur la mise en page de ces documents est intéressant mais que se passe-t-il si l’on ajoute 23 langues au projet ? Comment notre agence peut-elle simplifier la tâche à ses clients ?

Ces projets peuvent être divisés en deux parties. Dans un premier temps, nous effectuons la traduction et la révision du texte dans les langues requises. Si c’est un projet multilingue, qui nécessite par exemple des traductions en 23 langues, le chef de projet doit coordonner le travail de 46 linguistes. Pour mener à bien des projets d’une telle ampleur, une gestion du temps rigoureuse et une connaissance précise de chaque élément du processus sont indispensables.

Une fois la traduction et le contrôle qualité finalisés, nous envoyons la traduction à notre client sous la forme d’un fichier RTF bilingue sur deux colonnes. Nous demandons toujours à notre client d’approuver la traduction avant de procéder à la composition. Pourquoi est-ce utile ? Parce que cela peut constituer un gain de temps et d’argent pour le client. Il est plus simple de comparer le texte source et le texte cible de la traduction s’ils sont placés côte à côte, sans mise en page. Il est aussi plus facile et plus rapide de corriger les traductions dans des fichiers texte que dans des fichiers mise en page, une fois la composition effectuée.

Lorsque le client a validé les traductions, nos spécialistes de la PAO réalisent la composition et le client reçoit le fichier final, prêt à imprimer. Un des grands avantages de ce service supplémentaire est que le client n’a pas besoin d’être en lien à la fois avec une agence de traduction et un graphiste. Nous pouvons assurer l’ensemble du processus, qui sera coordonné par un seul interlocuteur au service du client.

Rédigé par Zsanett Kórik, chef de projet chez Eurideas Language Experts

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